5 шагов к личной эффективности

Вероятность, что Вы забудете что-то важное, тем выше, чем больше Вам приходится помнить. Каждый раз, когда Вы вдруг вспоминаете о чем-то, что нужно срочно сделать, Вы раздражаетесь, ведь Вам приходится кроить свои планы. Повторяясь, такие ситуации выматывают до апатиии и стресса.

Вы можете быть спокойны насчет того, что Вы не делаете, когда точно знаете, что именно Вы не делаете.

К сожалению, наша память не видит разницы между прошлым, настоящим и будущим, и все задачи, которые в ней хранятся, собираются в общий массив. Избавиться от информационного гнета можно, вызволив все на поверхность и систематизировав.

Одним из проверенных способов повышения личной эффективности является список дел и расстановка приоритетов. Работа со списком повышает производительность в течение дня в среднем на 25-60%.

Но есть один нюанс: ToDo-список плохо подходит для долгосрочного планирования. А самое главное - он совершенно не подходит для систематизации задач, решаемых в несколько этапов и требующих дополнительного контроля.

Что же делать? Использовать 2 списка: один - для задач на день и второй - для всех актуальных вопросов на ближайшее время. Именно такой способ предлагает Дэвид Аллен, эксперт в области личной эффективности. Несмотря на удвовение числа списков, все проще, чем кажется.

С чего начать?

В первую очередь, следует освободить голову и память. Как говорят китайцы, самые бледные чернила надежней, чем самая основательная память.

Привычка планировать и думать на бумаге освободит Ваши внутренние ресурсы и направит энергию, затрачиваемую на хранение информации, на генерацию новых идей. Вместе с уровнем энергии возрастет и ваша личная эффективность.

Шаг 1. Сбор

Найдите время и перенесите все стоящие перед Вами задачи в ежедневник, компьютер или органайзер, не анализируя и не систематизируя их. Главное - собрать все, что находится в Вашем сознании, важное и неважное, деловое и личное, и освободить Вас от хранения большого объема данных.

Шаг 2. Обработка

Теперь просмотрите каждую запись и спросите себя: "Можно ли это сделать?". Если да, то, что должно стать результатом, каково будет следующее действие?

• Если выполнение задачи займет не более 2-х минут, сделайте ее сами.
• Если больше, делегируйте или отложите, разместив в списке напоминаний.
• Если для закрытия вопроса одного действия недостаточно, создайте новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

Зная ответы на вопросы: "Какого результата Вы желаете достичь?" и "Что является следующим действием?", Вы всегда будете чувствовать себя во всеоружии.  

Шаг 3. Организация

Далее распределите задачи на 4 категории:

1. Проекты: проекты, которые Вы обязались завершить.
2. Повестка дня: действия, которые должны быть выполнены в определенный день.
3. Конкретные действия: действия, которые необходимо сделать как можно скорее.
4. В ожидании: проекты и действия, которые будут поручены другим людям.

Для удобства работы можете создать подкатегории, например телефонные звонки, поручения, за компьютером, дома и т.д.

Оцените статус всех проектов, целей и результатов. Убедитесь, что для каждого проекта определено, как минимум, одно следующее действие.

Просмотрите материалы проекта, определите последующие действия и решите, что можно делегировать.

Организуйте систему напоминаний о действиях, которые, возможно, потребуется выполнить в будущем (список Когда-нибудь/Может быть).

Шаг 4. Обзор

Каждый день просматривайте ежедневник и список следующих действий. Еженедельно проводите общий обзор, чтобы вычеркнуть выполненные задачи и запланировать новые.

Просматривайте списки долгосрочных целей для поддержания полноты списка проектов и владения общей ситуацией.

Шаг 5. Выполнение

Принимайте решение относительно выбора следующего действия, в первую очередь, исходя из того, что Вы реально можете сделать, сколько у Вас есть на это времени, а затем уже с учетом обозначенных приоритетов.

Держите под рукой список напоминаний обо всех необходимых действиях в Вашей жизни. Для интуитивного принятия наилучших решений задавайте себе вопрос: "Какие будут последствия, если сделать задачу N вместо задачи NN?".